Miten järjestötoiminnasta saadaan kattava kokonaiskuva?
Nuorisoalan tiedontuotanto digitalisoituu. Kentauri on mukana kehittämässä järjestökentän tiedontuotantoa.
Nuorisoalan tiedontuotanto kehittyy ja digitalisoituu. Pysyykö nuorisoalan järjestökenttä kehityksen mukana?
Yksi Kentaurin tehtävistä on kehittää nuorisojärjestökentän tiedontuotantoa. Tiedontuotannon kehittäminen ja systematisoiminen nuorisoalan järjestökentällä sisältää paljon mahdollisuuksia. Tänä vuonna olemme kehittäneet Nuorisoalan järjestöt NYT! -kyselyä yhdessä Allianssin ja AVIn Nuorisotilastot.fi -palvelun kanssa. Tiedontuotannon kehitystyötä tehtiin käyttäjälähtöisesti ja otosta laajennettiin valtakunnallisista nuorisoalan järjestöistä myös alueellisiin ja paikallisiin toimijoihin. Alustavia tutkimustuloksia julkaistiin Nuorisotyön viikolla.
Suuntaamme nyt katsetta kohti vuonna 2022 tapahtuvaa tiedonkeruujärjestelmän pilotointia. Pohjatöiksemme olemme kartoittaneet nuorisoalan tiedontuotantoa yleisesti. Voidaan sanoa, että muu nuorisoalan kenttä digitalisoituu ja erilaisissa kehitysasteissa on useita tiedonkirjaus- ja tiedonhallintajärjestelmiä. Näistä mainittakoon kansallista nuorisotyötä dokumentoiva Lokikirja, Kuntaliitossa kehitteillä olevat kunnallisen nuorisotyön ja kuntien kulttuuritoiminnan tiedontuotantoa kehittävät dokumentaatiohankkeet ja Olympiakomitean SuomiSport -digipalvelu, joka on suunnattu liikkujille, seuroille ja liitoille. Tämän lisäksi kehitetään ja systematisoidaan mm. valtionavustusjärjestelmää.
Nuorisoalan järjestökenttä on rakenteeltaan ja toimijuudeltaan erilainen kuin muut nuorisoalalla toimivat tahot
Järjestökenttä on heterogeeninen ja autonominen ja sen tarpeet vaihtelevat tiedonkirjausjärjestelmistä laajempiinkin tiedonhallintajärjestelmiin. Isoimmilla nuorisoalan järjestöillä on jo käytössään omia tiedonhallintajärjestelmiä ja integraatioiden luominen kaikkiin näihin järjestelmiin on haastavaa. Jos ajatellaan integraatioita muihin kehitteillä oleviin nuorisoalan digijärjestelmiin, on aika tähän mitä otollisin, sillä järjestelmät ovat ainakin osin vielä kehitteillä.
Yhteisiä toiminnan rajanpintoja eri nuorisoalan toimijoilla löytyy ja toimintojen yhteinen kirjaaminen samaan digijärjestelmään vähentäisi päällekkäisiä kirjaamisia ja toisi entistä paremmin esiin toiminnan vaikuttavuuden.
Mitä hyötyä nuorisoalan järjestölle on tiedonhallintajärjestelmän käytöstä?
Tasa-arvoisuus ja vaikuttavuuden osoittaminen: Järjestökentän tiedonkeruumenetelmät vaihtelevat tällä hetkellä ruutuvihkosta erilaisiin digitaalisiin järjestelmiin. Yhteinen tiedonhallintajärjestelmä tasa-arvoistaisi tiedonkeruuta ja mahdollistaisi oman toiminnan vertaamisen muihin toimijoihin paikallisesti, alueellisesti ja valtakunnallisesti. Tuotteen räätälöiminen eri kokoisille järjestöille sopivaksi olisi mahdollista erilaisin käyttäjäprofiilien avulla.
Tietoa kerätään arjessa: Tiedontuottaminen tapahtuu tiedonkirjaus- ja tiedonhallintajärjestelmissä ajantasaisesti, ei siis esimerkiksi kerran vuodessa toteutettavan raportoinnin yhteydessä.
Tieto oman toiminnan tukena: Järjestössä tuotettu tieto tulisi järjestön omaan käyttöön strategiatyön ja tiedolla johtamisen tueksi. Ajantasaisia raportteja voitaisiin käyttää oman toiminnan tukemisen lisäksi myös esimerkiksi rahoitushakemuksissa. Tieto tiedonkeruusta ei olisi enää vain yhtenäisenä koontina raportointisivustoilla.
Erilaisten toimintojen liittäminen tiedonhallintajärjestelmään: Nuorisoalalla kehitteillä olevissa tiedonhallintajärjestelmissä on lisätty mm. yksisuuntaisia viestintätoimintoja, järjestelmän kautta tehtäviä rahoitushakuja ja pankkitoimintoja. Se, mitä nämä mahdolliset oheistoiminnot olisivat järjestökentällä, vaatii pohdintaa.
Kuinka nuorisoalan järjestökentän tekemästä toiminnasta saataisiin mahdollisimman kattava kokonaiskuva?
Nuorisoalan järjestökentän tiedontuotannon kehittämisen ja systematisoinnin näkökulmasta on tärkeää miettiä, kehitämmekö tiedontuotantoa nykyhetkeä vai tulevaisuutta varten ja jättäytyykö järjestökenttä pois muilla nuorisoalan sektoreilla tapahtuvasta digitaalisesta kehitystyöstä pois. Teknologian ja verkkoyhteyksien kehittyminen mahdollistavat vaivattomammin entistä parempien ja laajempien tiedonkirjaus- ja tiedonhallintajärjestelmien käytön eri puolilla Suomea.
Kuten muutkin kehitteillä olevat järjestelmät, edellyttäisi nuorisoalan järjestökentälle tehtävän digijärjestelmän kehittäminen resursseja ja yhteiskehittämistä järjestöjen kanssa. Tuotteen jalkauttaminen, juurruttaminen ja käyttäjätuen tarve tulevat vasta tuotteen kehittämisen jälkeen ajankohtaiseksi. Digitaalista tuotetta on ylläpidettävä ja päivitettävä.
Nuorisoalan järjestökentän tiedontuotannon kehittämisen ja systematisoinnin näkökulmasta on tärkeää miettiä, kehitämmekö tiedontuotantoa nykyhetkeä vai tulevaisuutta varten.
On myös pohdittava, tarvitaanko nuorisoalan järjestökentällä muille nuorisoalan toimijoille kehitettäviä tiedonkirjaus- ja tiedonhallintajärjestelmiä vai tehdäänkö tiedonkeruu jatkossakin perinteisten kyselyjen avulla. Ongelmana tiedontuotannossa ovat olleet alhaiset vastausprosentit.
Pystyttäisiinkö digijärjestelmällä, josta olisi hyötyä järjestön omassa arjessa, saavuttamaan kattavampi kokonaiskuva moniäänisen järjestökentän toiminnasta? Ottaisiko nuorisoalan järjestökenttä digijärjestelmän tiedonkeruun välineenä helpommin omakseen kuin kyselytutkimuksen?
Jos tavoitellaan mahdollisimman suuria vastausprosentteja, saadaan tietystä otoksesta hyvin vastausprosentein tietoa liittämällä tarvittavat kysymykset rahoitushakemukseen. Tämä jättää kuitenkin otoksen suhteellisen kapeaksi. Yksi vaihtoehto on tehdä täydentävää tiedonkeruuta rahoitushakemuksen lisäksi myös toisella tiedonkeruulla muilta nuorisoalan järjestötoimijoilta, mutta takuuta hyvästä vastausprosentista ei tässäkään tapauksessa ole.
Niina Autiomäki
Kirjoittaja on Humakin asiantuntija, joka työskentelee Kentaurissa tiedontuotannon kehittämisen ja systematisoinnin asiantuntijana.
niina.autiomaki@kentauri.fi