Organisationer ritar upp framtidens färdplaner

I oktober och november 2021 ordnade vi på Kompetenscenter Kentauri två verkstäder i framtidskompetens för organisationsaktörer. Verkstädernas syfte var att stöda och sparra synsätt och strategiskt framtidsarbete i organisationerna på ungdomsområdet samt att fundera över olika synvinklar och verktyg för att skapa en vision för framtiden.

Det viktigaste målet med verkstäderna var inte så mycket att presentera verktyg för att prognostisera framtiden (sådana har vi redan i ganska god utsträckning!), utan att öka känslan av kontroll över framtiden och säkerheten. En organisations framtid kan genuint planeras genom att man skisserar upp olika framtidsvägar och prognostiserar olika situationer och framtidsutsikter. Detta kräver tid för tänkande, vilja att förstå förändringarna i den operativa miljön och vilja att hitta konkreta lösningar som reagerar på dessa förändringar eller i bästa fall prognostiserar dem. Vi som deltog i verkstäderna konstaterade som en gemensam upplevelse att den tid som reserverats för tänkande ofta är beklagligt knapp och alldeles för underskattad.  

Utöver verkstäderna ingick i arbetet en förhandsuppgift, pararbete samt arbete mellan verkstäderna. Vi ville att arbetssättet skulle vara målinriktat och samtidigt pragmatiskt och diskuterande. Vi begränsade antalet deltagare till tjugo för att kunna upprätthålla en dialog i vårt arbete. Verkstäderna leddes av Juha Heikkala, som är känd som en konsult och sakkunnig på bred front inom organisationssektorn. 

Nyckelförändringar i den operativa miljön identifieras 

Framtidsprognostisering kan sägas utgå från att vi identifierar centrala förändringar i vår operativa miljö och för oss väsentliga frågor som behöver lösas. Detta var också utgångspunkten för vårt arbete. Juha Heikkala ville skaka om invanda verksamhetssätt i organisationerna och etablerade sätt att tänka på saker. Det är bra att vara medveten om att många organisationer redan i hundra år har fungerat enligt förhållandevis samma verksamhetssätt och strukturer, och samtidigt har det omgivande samhället förändrats mycket radikalt. Det behövs omskakning av tankesätt ”som alltid tidigare”. Organisationerna och framför allt deras aktörer bör i betydligt högre grad än för närvarande se på saker utanför sin egen ”box”. 

När man talar om samhälleliga förändringar är det nödvändigt att identifiera de nyckelförändringar i föreningsverksamheten som hänger ihop med till exempel framhävandet av att verksamheten är frivillig, projektorienterad och delaktig. Nyckeländringarna gäller också förändringar i människors samhörighet och konsumtionsbeteende. Människor förväntar sig att verksamheten ska vara person- och situationsspecifik, lokal, informell, ha digitala möjligheter och möjligheter till direkt påverkan. 

Människor förväntar sig att föreningsverksamheten ska:

– vara person- och situationsspecifik
– vara lokal
– vara informell
– ge digitala möjligheter
– ge möjligheter till direkt påverkan.

De viktigaste förändringarna i organisationernas operativa miljö gäller förändringar i grunden för organisationernas verksamhet, verksamhetens betydelse och erfarenheten av delaktighet: hur människors egen upplevelse av att vara med förändras, vilken inverkan deltagandet har på individ- och samhällsnivå och vilken inverkan organisationen har på samhällsnivå. Som en deltagare påpekade lever organisationerna på ungdomsområdet på en ”krympande marknad” – de unga åldersklasserna blir mindre från år till år. Detta hänger ihop med frågan om hur livskraftig och förnybar organisationens medborgar- och föreningsverksamhet ter sig för medlemmarna, potentiella medlemmar och olika intressentgrupper. I diskussionen kom det fram att det kan vara utmanande att kombinera de samtidiga förväntningarna på att verksamheten ska vara frivillig och individualiserad med gemenskap och delaktighet. En diskussionsdeltagare sammanfattade prognostiseringskompetensens utmaningar på ett träffande sätt med hjälp av orienteringstermer: ”Min erfarenhet är att jag försöker orientera med ”ny tids” karta som inte fungerar i en gammal byggnad. Det blir massor av kollisioner med väggarna i byggnaden.” 

Ändringarna i erfarenheten och funktionaliteten har dessutom samband med aktuella frågor om digitalisering också inom organisationernas verksamhet samt förväntningar på nya sätt att organisera verksamheten. I diskussionen lyftes det fram att andra än organisationsverksamhetens traditionella sätt att påverka har blivit allt vanligare särskilt i sociala medier under de senaste åren. De betonar en nätverksbaserad kollektiv styrka och ibland också irrationalitet, ifrågasättande av olika institutioner samt okontrollerbarhet i en komplex operativ miljö. Traditionella organisationer har å sin sida behov av att indela i fack och kontrollera allt, ofta behov av att hålla fast vid allt och behov av att se uppnådda saker som oöverlåtliga. I diskussionen kom det fram att nya samhälleliga rörelser (t.ex. Elokapina-rörelsen) och den fjärde sektorn utmanar allt detta.   

När man talar om förändringar i den operativa miljön kan man naturligtvis inte glömma penningfrågor. Finansieringen och ändringarna i den har samband inte bara med möjliggörandet av verksamheten utan också med sätten att rikta verksamhetens effekter och berätta om verksamhetens resultat. Det skulle vara bra att bättre kunna påvisa och synliggöra finansieringens effekter. 

Att ändra etablerade tankesätt  

Nyckeländringarna utmanar etablerade tankesätt i traditionella organisationer på ungdomsområdet. En verkstadsdeltagare betonade att fostrantänkandet inom ungdomsarbetet genomgår en brytningstid. Man talar i allt högre grad om att hjälpa att växa i stället för att fostra. Detta innebär att olika kunskaper och färdigheter inte ”hälls” i ett barn eller en ung person, utan man funderar på saker tillsammans och ur olika perspektiv, och man lär sig saker särskilt genom att göra och uppleva betydelsefullhet. Även om individualitet och eget tänkande, att hitta en egen väg, accentueras i ett sådant tänkande, finns det samtidigt också strukturer som möjliggör gemenskap, stöd av vuxna och lärdom av likställdhet. 

Juha Heikkala ville betona att det i organisationernas prognostiseringskompetens behövs allt större förståelse för vad en modernisering av organisationsverksamheten verkligen kräver. Det kräver att verksamheten utvecklas med deltagaren eller medlemmen i första rum. Utgångspunkten får inte vara organisationens behov, utan människornas behov och deras delaktighet. Ledningen av organisationerna ska handla om att inspirera, visa riktningen för problemlösningarna och utnyttja olika nätverk, inte styrning och presentation av färdiga lösningar. I genomförandet av organisationernas verksamhet borde man allt tydligare beakta principerna för smidig tjänstedesign och skräddarsydd betjäning och inte längre traditionell ”massproduktion”. Medlemmarna och aktörerna borde uppmuntras till undersökande lärande och försök, inte standardisering och kontroll av deras verksamhet och aktörskap.  

Scenarion och alternativ 

Framtidsarbetet kräver ett utvidgat tänkande, vikten av att söka olika alternativ och tankevägar. Vad följer till exempel av att medlemskap i organisationer intresserar allt mindre? Beror det på att de potentiella medlemmarnas livsstil, värderingar och attityder har förändrats eller är våra värderingar olika? Eller handlar det om att budskapet om värderingar inte når fram? Har vi diskuterat värderingarna tillräckligt med de nuvarande medlemmarna? Har vi eftersträvat rätt målgrupp? Behöver vi se över vår verksamhet mer i ljuset av värderingar, attityder och livsstil?

Viktiga frågor i framtidsarbetet:

– Vad följer av att medlemskap i organisationer intresserar allt mindre?
– Möts de potentiella medlemmarnas och organisationens värderingar?
– Har värderingarna diskuterats tillräckligt med de nuvarande medlemmarna?
– Försöker vi nå rätt målgrupp?
– Behöver vi se över verksamheten mer i ljuset av värderingar, attityder och livsstil?  

Kort sagt behövs det sensitivt prognostiseringstänkande och utveckling av eventuella olika scenarion för att man ska vara beredda på organisationens potentiella framtidsutsikter. På så sätt kan också upplevelsen av att vi har förberett oss och funderat i förväg förverkligas. Juha Heikkala ville också inspirera verkstadsdeltagarna att fundera på sådana framtidsvägar som är centrala just med tanke på den egna organisationens framtid. Vi arbetade med dessa organisationsspecifika framtidsvägar också mellan verkstäderna och under den andra verkstaden. De organisationsaktörer som deltog i verkstäderna skisserade upp sina egna färdplaner och lovade att fortsätta arbetet med dem i sina organisationer. Vi tror att vi ännu kommer att höra mer om dessa färdplaner och få exempel på goda prognostiseringsplaner också i större utsträckning för organisationsfältets bruk. 

Sari Huttu
Kimmo Lind

Författarna är lektorer vid Humak och de fungerar som sakkunniga på Kompetenscenter Kentauri.   

sari.huttu@kentauri.fi
kimmo.lind@kentauri.fi