Informationsproduktionen i organisationerna i ungdomsbranschen digitaliseras

I verkstäder som ordnades i våras (Frantic Oy) hörde vi vilka tankar organisationer i ungdomsbranschen, UKM, RFV och Kommunförbundet har om utvecklingen av informationsproduktionen i organisationerna i ungdomsbranschen. Verkstäderna gav god behållning, men det behövs fortfarande en kompletterande kartläggning av den informationsproduktion som organisationerna i ungdomsbranschen utför själva. Med stöd av finansiering från UKM kan kompetenscentret Kentauri inleda det digitala utvecklingsarbetet redan under kompetenscentrets innevarande verksamhetsperiod. 

Stor mångfald inom informationsproduktionen i ungdomsbranschen 

I februari–mars ordnades fyra verkstäder. På programmet stod inlägg av representanter för Kentauri, men också av företrädare för riksomfattande organisationsaktörer i ungdomsbranschen, UKM, RFV:s Statistik över ungdomsarbetet i Finland (Nuorisotilastot.fi) och Kommunförbundets projekt nuoDo.  

I verkstaden för organisationerna i ungdomsbranschen observerades att fältet använder ett stort antal olika system och plattformar för att registrera och dela data. Datans kompatibilitet varierar, och många organisationer använder olika indikatorer och termer. En del av termerna anknyter till organisationens egen identitet och används endast i organisationens egen verksamhet.  

Organisationerna producerar både kvantitativ och kvalitativ information. Kvalitativ information finns till exempel i strategier, verksamhetsplaner och evenemangsbeskrivningar. Information bearbetas i organisationernas egna rapporter och verksamhetsberättelser, men också i undersökningar och avhandlingar som utarbetas i samarbete. Organisationerna får många enkäter från utomstående instanser, men samtidigt gör organisationerna själva enkäter bland annat med anställda, frivilliga och unga. Finansiering söks på olika håll och för ansökningarna behövs data av olika slag.  

I verkstaden diskuterades också vilken nytta organisationerna skulle ha av ett riksomfattande digitalt system som används för att samla in och hantera information. Utöver att de riksomfattande organisationerna i ungdomsbranschen skulle få använda systemet avgiftsfritt, skulle de också kunna utveckla sina verksamheter med hjälp av informationen och jämföra sina verksamheter med andra aktörers verksamheter. Det upplevdes som viktigt att informationen är tillgänglig i realtid, det vill säga att informationen inte bara sammanställs på en webbplats, utan att det också blir möjligt att skriva ut information i form av rapporter som en organisation kan använda som stöd vid planeringen av dess verksamhet, för att visa att organisationens verksamhet har genomslag och verkan när organisationen söker nya finansieringskanaler och samarbetspartner, eller som bilagor till en ansökan om finansiering.

Verkstäderna fick positiv allmän respons och de gav god behållning som kan användas när det digitala systemet utvecklas. Vi kommer att gå igenom rapporten ytterligare internt i Kentauri och med Frantics projektgrupp. Vi diskuterade de följande stegen i det digitala utvecklingsarbetet med UKM:s representanter. Vi fortsätter samarbetet med Nuoristotilastot.fi och nuoDo. Utvecklandet av informationsproduktionen diskuterades dessutom på en rundabordskonferens med kompetenscentret Kentauris Advisory Board. Det är en glädje att se hur alla samarbetsparter bidrar med utmärkta inlägg och nya perspektiv till utvecklingen av informationsproduktionen i organisationerna i ungdomsbranschen! 

Det digitala systemet tillgodoser behoven på fältet i ungdomsbranschen 

Även om verkstaden för organisationerna i ungdomsbranschen gav god utdelning är det nödvändigt att skaffa kompletterande information, särskilt om de mindre riksomfattande aktörernas förfaranden och årsklockor för insamling av information. Sådant kartläggningsarbete kommer att göras redan i vår. Dessutom inleder vi kartläggningen av kravspecifikationerna som gäller det digitala systemets innehåll och teknik för att kunna konkurrensutsätta systemleverantören.

Det digitala systemet utvecklas användarcentrerat. Det ska vara tekniskt lätt att tillägna sig systemet, och förhoppningen är att systemet dessutom kan användas skalbart på både dator och mobilutrustning. Systemet ska också fungera med olika operativsystem. För närvarande diskuteras möjligheterna att integrera systemet med några större system för insamling av information i ungdomsbranschen, men i fråga om dem kan kompatibiliteten av den information som kommer att samlas in i det planerade systemet bli ett problem.  

Utöver det tekniska genomförandet ska också systemets innehållsrelaterade egenskaper vara lätta att ta i användning i organisationerna i ungdomsbranschen. Det blir nödvändigt att förenhetliga en del termer och begrepp, men avsikten är att den information som samlas in är klar och tydlig och att informationen vid behov förklaras med korta instruktioner. En ytterligare avsikt är att utforma de samlingsrapporter som kan tas ut ur systemet på ett sådant sätt att olika aktörer kan använda dem i olika situationer, till exempel när de ansöker om statsbidrag.  

Planen är att systemet blir färdigt för testanvändning i pilotprojekt redan under det innevarande året. Därefter vidareutvecklas systemet utifrån responsen från pilotprojekten i enlighet med principen om användarcentrerad utveckling.  

Författare:

Niina Autiomäki     
Författaren är sakkunnig vid Humak. Hon arbetar som teamansvarig för utvecklingen och systematiseringen av informationsproduktionen vid Kentauri.  
niina.autiomaki@kentauri.fi

_{Artikeln har redigerats av redaktionsrådet, som består av Pekka Kaunismaa, Raisa Omaheimo, Eeva Sinisalo-Juha och Kimmo Lind.}